E-Mail: Delegation einrichten: Delegation des E-Mail-Postfachs

1. Delegation des E-Mail-Postfachs

Einleitung

Über die Option „Delegation des E-Mail-Postfachs“ können Sie das eigene E-Mail-Postfach an eine andere Nutzerin bzw. einen anderen Nutzer von LOGINEO NRW delegieren.

Dies kann für Phasen längerer Abwesenheit (z. B. Elternzeit) durchaus gewünscht sein.

Das Postfach wird dann bei der jeweiligen Nutzerin bzw. dem jeweiligen Nutzer eingebunden und kann stellvertretend von dieser bzw. diesem bearbeitet werden. Nutzerinnen und Nutzer, an die ein Postfach delegiert wird, können dann E-Mails aus dem fremden Postfach heraus empfangen, verfassen und weiterverarbeiten.

Hinweis: Es handelt sich hierbei also um einen Vollzugriff auf das Postfach. Ein eingeschränktes Zugriffsrecht auf das Postfach (z. B. nur lesender Zugriff) ist aktuell nicht möglich, jedoch für die Zukunft geplant.

Schritt 1: Über das Flyout die Kachel „Mein Konto" aufrufen

Flyout Toni Bente, "Mein Konto" markiert

Flyout: „Mein Konto"

Schritt 2: Den Bereich „E-Mail-Delegationen" auswählen

Aufruf Bereich "E-Mail-Delegationen" unter "Mein Konto"

„E-Mail-Delegationen" anwählen

Schritt 3: Auswahl der jeweiligen Person

Feld zur Eingabe der NutzerInnendaten zur Postfachdelegation

In dem Feld „Delegation des E-Mail-Postfachs“ können Sie nun die Person auswählen, an die das Postfach delegiert werden soll.

Hier wird die LOGINEO NRW-Nutzerin bzw. der -Nutzer eingetragen, der bzw. dem das Postfach delegiert werden soll.

An dieser Stelle soll durch die Eingabe des eigenen Kennwortes die missbräuchliche Delegation des Postfachs erschwert werden.

Wurde eine berechtigte Nutzerin bzw. ein berechtigter Nutzer ausgewählt und darüber hinaus ein korrektes Kennwort eingegeben, kann der Vorgang über den „Speichern“-Button abgeschlossen werden.

Hinweis:
Eine Delegation an mehrere Personen ist möglich. Allerdings ist dabei grundsätzlich zu beachten, dass eine Delegation nur an berechtigte Nutzerinnen und Nutzer erlaubt ist. So ist die Delegation eines Postfachs einer Lehrkraft an Schülerinnen und Schüler grundsätzlich nicht möglich.

Hinweis: Die Nutzerin/der Nutzer, die/der die Postfachfreigabe erhält, wird darüber per E-Mail informiert. Er/sie kann durch Anklicken des jeweiligen in der E-Mail enthaltenen Links die Einladung entweder akzeptieren oder ablehnen. Der versendete Link zur Annahme der Delegation ist 14 Tage gültig, danach gilt die Delegation automatisch als abgelehnt.

Optional: Schritt 4: Rückgängigmachung der Postfachdelegation

Nach erfolgreicher Delegation erscheint ein weiteres Optionsfeld, über das die Delegation wieder gelöscht werden kann.

Hier kann die Person ausgewählt werden, für die die Delegation rückgängig gemacht werden soll.

Abschließend muss die Löschung der Delegation noch über den „Löschen“-Button bestätigt werden.

Auch die Empfängerin bzw. der Empfänger der Postfachdelegation kann diese beenden. Dazu wird auf den Button „Delegation beenden" im Bereich „An mich delegierte E-Mail-Postfächer" geklickt.